Au rang des intervenants, l’on retrouvait deux personnalités bien connues de la vie nocturne parisienne. Fabien Thomas est depuis 2015 le directeur administratif et financier du groupe OTR, qui regroupe les trois établissements Debonair, Garage et La Mano ; Antoine Flot, lui, a cofondé le collectif Newtrack (déjà passé par le Glazart, la Machine du Moulin Rouge, le Paris Event Center, le Trabendo, le Rex, le Petit Bain… Lire leur portrait ici) et en dirige la programmation depuis 2012. À deux, ils ont choisi de partager leurs petits trucs et astuces à l’attention des organisateurs en herbe.
1) Pas de soirée sans budget
La question du budget est cruciale. C’est le premier point sur lequel ils insistent. « C’est parfois lui qui fait crouler l’aventure d’un petit collectif », rappelle Antoine. Après avoir admis que les chiffres ont un côté « rébarbatif », Fabien propose par exemple de le poser par écrit dès le début. Et si possible visuellement, afin d’avoir toujours un œil dessus. Il sera bien sûr amené à évoluer progressivement, mais cette démarche permet d’anticiper les marges possibles. Avec les imprévus du boulot, il est vite possible de « perdre la notion du temps et de l’argent », et le plus préférable est donc de mettre en place un plan de trésorerie.
2) Ne pas avoir peur de gagner de l’argent
La question financière peut gêner, surtout pour des passionnés de musique, mais les intervenants rappellent qu’« il ne faut pas voir peur de gagner de l’argent ». Et ce même dans le milieu associatif, car c’est la condition nécessaire pour développer des évènements de qualité par la suite.
3) Toujours signer des contrats…
Fabien et Antoine mettent aussi en garde vis-à-vis du contrat : la signature d’un contrat au préalable est plus que vivement recommandée. Et pour cause, les directeurs artistiques qui l’estiment non nécessaire n’hésitent pas par la suite à ne pas respecter leurs engagements. À ce titre, ce type de situation doit retentir comme un « signal d’alarme » pour tous les organisateurs, le contrat étant la seule chose à avoir une valeur de loi. On peut tout y écrire : ce qui concerne la communication, la production, la prise en charge des frais, les répétitions, les incidents techniques, les modalités d’annulation… Vraiment tout.
4) Mais pas n’importe lesquels
Mais encore faut-il choisir quel type de contrat signer. Parmi ceux de coréalisation, de coproduction, de session ou de location, un novice peut vite se sentir perdu. Pour les débutants, conseille Fabien, « il faut plutôt se tourner vers des contrats de coréalisation ou de session » ; puis « commencer à négocier un minimum garanti avec les lieux lorsque la confiance commence à se tisser ».
5) Penser à sa licence d’entrepreneur du spectacle
Utile à savoir : la licence d’entrepreneur du spectacle est obligatoire à partir de six représentations d’artistes dans l’année. Or, depuis le combat victorieux de Technopol en faveur de la reconnaissance des DJs, chaque DJ set est considéré comme une représentation d’artiste — et non chaque soirée, attention.
6) Pousser l’identité du collectif avant celle du line-up
Assez discuté des points techniques, place à la direction artistique. Fabien et Antoine ont aussi plein de choses à en dire. Ils reconnaissent que c’est là « quelque chose d’éminemment subjectif ». Mais tout de même, ils recommandent à tous les collectifs de se forger une identité propre, si possible assez forte pour que le simple nom du collectif motive plus que le line-up. Ils citent La Mamie’s et toute la salle semblait bien d’accord sur ce point. « Pousser l’identité du collectif avant l’identité du line-up », c’est donc le credo.
7) Gaffe aux grosses têtes
La programmation doit être néanmoins mûrement réfléchie. « Souvent, l’erreur est de toujours vouloir faire jouer des grosses têtes », prévient Antoine. Il faut toujours garder en tête de « bien coller à l’image du club », surtout pour certains dont la clientèle s’attend à entendre quelque chose de bien précis. « Si vous allez au Djoon, ne mettez pas de la techno », plaisante Antoine.
8) Étudier la concurrence
Étudier la concurrence et voir ce qui se fait cette semaine-là est aussi important (eh oui, il va falloir benchmarker). Quatre grosses soirées techno se tirent la bourre ? Démarquez-vous en programmant du disco !
9) Apprendre de ses erreurs
L’organisation d’une soirée nécessite de penser à beaucoup d’aspects et de jongler entre les casquettes, surtout au début. Fabien et Antoine n’ont eu de cesse de répéter que toutes les erreurs identifiées ici, ils les ont souvent commises avant.